1枚だけの書類が一番まぎれやすい

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_1328618814.79037_350.png■クリアファイルで種類の整理整頓をする

書類を整理するのに便利なのがA4サイズのクリアファイルです。ビジネスでの整理アイテムとしては基本中の基本です。なぜ、これが便利かというと、ビジネスシーンで標準となっているA4と同じサイズだからです。それに、透明で中が見える、シンプルで使い勝手が良い、書類が折れないし、汚れないというメリットがあります。


書類を整理する上で、クリアファイルが最適なのは、そのまま簡単に書類をはさみ込めば良いからです。たとえ書類が1枚しかなくとも、クリアファイルにはさみ込み管理することが大切です。1枚だけの書類が一番まぎれやすいからです。


書類をはさみ込む時に、中味の内容や、デットラインなどをメモした紙を一枚入れておくと内容が把握しやすいし、後で整理するときにも役立ちます。


クリアファイルに入れた書類は、さらにケースなどを使い管理をするようにしましょう。クリアファイルに入れた書類は、分類し、整理し、ひとまとまりにしておきます。そのときに、名前と付けておくことが管理のポイントです。そのままでは、何の役にも立ちません。ラベルやインデックスつけて、分かりやすくする必要があります。


インデックスを貼る場所は、クリアファイルの右端です。縦にしても、横にしても見やすい位置だからです。


名前を記入する時の注意点は、時系列、プロジェクトの種類、取引先別などインデックスを見ただけで、目的の書類が探せるように分類がされていることです。ただし、あまり再分化すると探しにくくなってしまうので要注意。


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このページは、noriが2012年5月15日 07:13に書いたブログ記事です。

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