2012年7月アーカイブ

_1328618814.79037_350.png■人に速く仕事をしてもらう依頼の仕方

人に仕事を頼まなければならない時、仕事の速さを管理するのは困難です。仕事を頼んだ時点で、進行は自分の管理を離れ、相手次第となってしまいます。

でも、仕事を人に頼むということは、仕事を効率的に進める究極のやり方です。自分の手にあまることは人に任せ、そして、人を上手に動かせば、自分より速くやってもらえます。

しかし、自分がやる気を出すことより、相手をやる気にさせることの方が遙かに難しいものです。そこには、良好コミュニケーションの構築と、相手の心理を汲み取って上手にコントロールするテクニックが必要です。

まず、大切なことは、どのように依頼するかということ。ポイントは、

・自分ではやらないと決めたら少しでも早く頼む
・頼む仕事を明確にする
・貴方だから頼むという信頼の気持ちを伝える

この3つが大切です。

できるだけ早く依頼することは少々難しい面もあるかもしれません。自分がやるか、人に任せるかで悩むような仕事は、とかく後回しにしがちだからです。

相手もスケジュールを抱えています。無理に仕事を押し込めば、拙速という結果になることも多いものです。できるだけ相手に時間の余裕がとれるようなタイミングで仕事を依頼することが重要です。

そして、頼む仕事は可能な限り完成時のイメージをはっきりと伝えることです。最後に相手に、信頼と期待を込めてお願いをすること。頼む側の誠意が相手にやる気を出させることに繋がります。

■モノの見方1つで世界は一変する

ある旅館の経営者がこんな悩みを持っていました。


『夕食後、片付けをしたいのに、お客さんがなかなか席を立ってくれないのです』


もし、貴方がこんな悩みの相談を受けたら、なんと答えますか?


お客さんがご飯を食べたらすぐに席を立つ良いアイデアって、思いつきますか?


旅館の印象が悪ければ、お客さんは食堂から無言ですぐに出て行きます。しかし、印象が良ければ、食べ終わってもグズグズしてなかなか食卓から離れないものです。


この旅館の経営者は、この話を聞いてから、夕食後お客さんがグズグズしているのを見て、幸せを感じるようになったそうです。


とくに何か対策をとったわけではありません。


現状はグズグズのまま何も変わっていないのです。


しかし、旅館の経営者の『イライラ』は、『幸せ』に変わったのです。


つまり、視線を変えれば、誰でもその場で幸せになれるということです。モノの見方1つで世界は一変するということです。

_1328618899.13267_533.png■射精をやめてみる

今日は下ネタです。といってもエロい話ではありません。真面目な性の話です。

先日、Yahoo知恵袋を見ていて目にとまった質問がありました。

どんな内容かというと、男性の質問で「性交渉で満足できない、どうしてでしょう?」というもの。

その男性は、相続をして多額の現金が舞い込んできたそうです。少し遊ぼうと考え、毎日のように高級ソープランド通いをしたというのです。

しかし、いくらいい女を抱いても、性的に満足感が得られないと悩んでもいました。質問に対する回答には、「愛がないから」と答えていた女性がいましたね。

男の回答としては、「単刀直入に言う、俺と代われ!」などありました。(笑)

ともあれ、何で性的に満足しないのか?

答えは「愛がないから」と回答した女性が正解なのでしょう。でも、具体的にいうと、射精をするからです。

一般的に男性は、自分の快楽を満たすために射精をしようとします。しかし、快楽を満たすセックスをしていては、本当の満足感を得ることはできないのです。

本当の満足感を得るには、射精をするのを一端やめてみるといい。すなわち、相手の女性のことを考えたセックスにしてみるのです。

現代はあのアダルトビデオがいけないですよ。あんな激しいピストン運動をしても、女性に恥ずかしいことをさせても、女性は満足しません。

ゆえに、男性も満足はできないのです。この世は簡単な原理でできています。ギブアンドテイクなのですよ。与えたものが返ってきているだけです。

まず、自分の快楽を満たすのではなく、相手のことを考えてみることです。そこから、新しい世界が見えてくると思います。

_1328618875.35913_374.png■三択のメリット

人から頼まれた仕事をスムーズに進めるために、たたき台やあて馬を使うケースもあります。どちらも本命でない試作品、代用品を意味します。

たとえば、依頼されたものがなかなか仕上がらず、締め切りが迫ってきているような状況や、相手がどんなものを望んでいるのか分からないような状況で役立ちます。

はじめて依頼された仕事の場合、締め切りが近づいてくると相手は、本当に希望通りのものが出来上がってくるのか心配になるものです。

頼まれたこちらとしても、完成したものが相手のイメージと大きく違った場合、取り返しがつかなくなります。それは、絶対に避けなければなりません。

そんな時は、出来上がっていなくとも、たたき台として仮の完成品を見せることが相手を安心させることに繋がります。もし、大幅に違いがあったとしても改善策を考えることができます。

決定打が見つからず、何案か相手に見せなければならない時、あて馬があると流れを有利にできます。つまり、あれかこれの二者択一ではなく、どれが一番良いかという三択にすると相手が選びやすくなります。

二者択一は相手に余計なプレッシャーを与えます。三択は、その圧力を弱めて、尚、自分が選んでいるという気持ちを相手に持たせることができます。あて馬を入れることで、あとの2つの優位性をアピールできます。

_1328618814.79037_350.png■議事録の作り方

貴重な時間を使って会議を開いたり、打ち合わせを行ったのであれば、その内容をビジネスに生かすためにデータ化しておくことが大切です。

会議の概要、出席者、発言内容、決定事項などを議事録として残し共有化することは、多くの企業でやっていることだと思います。

しかし、これが結構面倒な作業となります。記録担当を決めて、会議が終了したら、その人間が時間をかけ議事録を作成することは、相当な時間と手間がかかります。

一連のこの作業を効率化するには、いくつかのやり方があります。1つは、担当者が会議の内容をその場でパソコンに打ち込んでいくという方法です。

最近の会議では、パソコンを持ち込んで、手帳にメモをする感覚でデータ化する人も増えました。そんな人を担当にすればリアルタイムに記録することができます。会議が終わったらメールで送り共有化ができます。

さらに進化させた方法として、モニターやプロジェクターを使う方法があります。会議の資料をプロジェクターで見ながら、発言やポイント、そして決定事項を加筆していくやり方です。会議が終了すると同時に、直す必要のない議事録ができあがります。

会議自体が議事録を作るプロセスです。誰かがまとめると個人的な主観が入りやすいですが、この方法だとその場で確認と合意がとれます。会議への各自の参加意識も高まります。仕事に有効な会議にもなり一石二鳥です。

_1328618899.13267_533.png■立って会議や打ち合わせを行う

スケジュールの中で、会議や打ち合わせが多くの時間を占めているとしたら、その時間を短縮すればその分だけ1日の時間に余裕が生まれます。

実際に人と人が会って話をする場は、コミュニケーションを築いていく上で大切な機会となりますが、「会議をした」、「打ち合わせをした」という事実だけに満足し、事態が進んだような錯覚をすることも多いものです。

1時間の会議であれば、1時間きっちりとって冗漫な時間を過ごすことにもなりかねません。

長く時間をかければ良い結論が出るわけでもありません。反対に短い時間でリミットをつくり、その中で絶対に結論を出すといった方針を決めた方が、有意義な会議や打ち合わせができます。

そのためには、会議にタイムキーパーを決めて行うのも良いでしょう。「10分経過」「20分経過」「終了まで10分」と時間を告知する方法です。

もっと効率を良くしたいのであれば、立って会議や打ち合わせをするという方法があります。もちろん、対外的な会議はそうはいかないと思いますが、社内の打ち合わせであれば立って行うことはできます。

ある会社で会議を立って行うことを始めたところ、時間が4分の1になり、内容も濃くなって、結論が出るのが格段に早くなったといいます。

イスに座っていると集中力が途切れやすいですが、立てば集中力が持続し、何より結論を早くだし終えようとする心理が働き、議論も活発化します。一度試してみる価値があります。

_1328618899.13267_533.png■1分で的確に話すテクニック

会話術の本を読んでいると、必ずといって良いほど、「スピーチは短めに!」ということが書かれています。パーティなどでは当然のマナーですが、仕事の交渉の場で話を短くすることは難しいと思います。きちんと伝えようとすればするほど、話は長くなってしまうものです。

では、どうすればスピードアップが図れるのでしょうか?

ポイントは結論から話すことです。それを体感して身につけることです。話が長い人は、きちんと伝えようとするため、順序立てて1から10まで全部話をしようとします。

前置きがあって、理由を説明し、ようやく結論にもっていくような話し方です。話を効率的に、そして的確に相手に伝えるためには、結論を先にいうことが大切です。

順序をつけるなら、結論、理由、目的、方法という展開で話すようにします。結論ありきで話すと、相手も自分も緊張感が増して、話の密度があがり、スピードが出てきます。

この話し方を身につけるには、話の内容を簡潔にする練習をしてみることです。そのために、まず1分間でどのくらいの内容が話せるかを体得してみます。

用意するものは新聞と時計です。時計を前に置いて、1分間でどこまで読めるかを計ってみます。すると、相当な記事が読めることに気がつくと思います。新聞は結論が先にあり、要点がきちんとまとまっているからです。

1分間あれば用件は伝えられるということを、時間感覚と、新聞の記事の内容のまとめ方とを体得します。短い時間で的確内容が伝えられる話し方ができると、周囲の評価は高くなります。

_1328618814.79037_350.png■人をうまく動かすには、命令より質問

交渉を上手に進めていくには、こちらの主張を押し通していくことが大切だと思っている人が多くはないでしょうか?

自分の言い分をはっきり主張することは重要ですが、実はこちらから話すよりも、聞くことの方が交渉をスムーズに進めるために有効な場合が多いのです。

こちらから意図的に聞くことで、期待していることを相手に言わせるというテクニックです。こちらばかり主張している雰囲気は、相手にとって気持ちの良いものではありません。

こちらが強く出るほど、相手は受け身になってしまいます。結論は決まっていても、「この方法でどうでしょうか?」などと相手に質問をして、「こうやります」といった能動的な答えを引き出す方が、相手にとり違和感がなく受け入れやすいのです。

相手に要求や命令をするときも同じです。立場が下の人や
部下に対して、一方的に指示ばかりするのでは上手く仕事が進みません。時には、命令が発憤剤になることもありますが、「自分はこんなに一生懸命にやっているのに...」と不満や反発を招くことが多いものです。

そんな時は、現状を尋ねる、うまくいかない点を聞く、良いアイデアがないかを聞くなど、筆門に答えて貰うことが有効になってきます。

それにより、相手は一方的に仕事をやらされているという意識から、自発的に仕事をしている意識に自分を変えることができます。相手の気持ちを尊重して、対人関係を築くことが、交渉にとって重要なファクターとなります。

_1328619842.99349_69.png困ったことが起きたら、とりあえず言ってみると良い♪


『面白くなって来た!』


ここ大事なところ。


夏の思い出を1つ。


真夜中0時集合。


仲間3人で山へカブトムシを獲りに行ったときのこと。


闇夜を3人で歩いていると、凄くワクワクして来た。


突然、仲間の1人が小川に落ちてしまった。


茂みに見えなくなってしまった。こりゃ大変だ~!


しかし、落ちた彼は、とっさにこう言った。


『面白くなって来た!』


彼は、「落ちないより落ちた方が思い出した時に面白いでしょう。」と。


確かに、彼の言うとおりだ。


困った事になったら、とりあえず、一言。


『面白くなって来た!』



_1328618875.35913_374.png■上手な断り方で、次の仕事に繋げる

交渉力のある人は、断るのも上手な人です。相手に何か頼まれたり、要求されたりする場合、上手に断るテクニックは重要です。また、相手との交渉では、すべてが了解でことが進むわけではありません。こういう時に交渉力がある人とない人で差が出て来ます。

断り方が上手な人は、次の仕事に繋げます。しかし、断り方が下手な人は、相手の感情をいたずらに害して、それきりの関係になったり、しこりを残したりします。上手に断るテクニックを身につけることは、交渉術のスキルアップに欠かせないポイントです。

まず、重要なことは、断る相手を立てることです。少しでも希望の余地を残して、完全なNOにしないことが大切です。たとえば、「現状では無理ですが...」のように、今後の展開次第では「OK」になるかもしれないという含みを持たせる断り方があります。

次のテクニックは、「社内の調整がつきませんでした」といったように、進行上障害があるようなニュアンスを伝える方法があります。自分では変更が不可能な社内規則などを断る理由にすることも有効です。「とても気に入っていたのですが...」と言われれば、お世辞と分かっていても悪い気はしません。

また、無理がない範囲で要求の一部を受け入れて、あとは断るという方法も相手を立てることに繋がります。どの方法を使うにせよ、最後は残念な結果になったという気持ちと今後の関係も続けたいという意志を表すことが大切です。

_1328618814.79037_350.png■元気な挨拶と返事こそ仕事を進める活力になる!

ビジネスシーンに関わらず、物事には人と人の関係によって動いています。交渉をする場合はもちろんのこと、仲間や上司との関係も、良好なコミュニケーションが成立して、はじめて仕スムーズに進展していきます。

円滑やコミュニケーションを築くには、相手との信頼関係を得ることが大切です。その基本が、「挨拶」と「返事」です。

簡単なことに思えるかもしれませんが、挨拶はコミュニケーションのスタートであり、返事はレスポンスのスタートなのです。どちらも人と人との関係性を築くための原点です。疎かにしていけません。

挨拶は、知っている人であろうと、初対面であろうと、はっきりと歯切れ良く行うことが基本です。「はじめまして」は、自分の第一印象を伝えるファーストステップです。

そして、呼びかけられたら、どんな時でも即座に「はい!」とできるだけはっきりと返事をし、相手を正対することが基本です。

何かしている最中でも、すぐに返事だけは返すことが大切です。何度も自分を呼ばせることは、相手を不愉快にさせることにもなります。

すぐに対応できない場合は、「少々お待ちください」などのフォローの言葉も必要です。快い挨拶と返事は人間関係を良くし、信頼関係を築くことになります。相手に好印象を与えることで仕事はスムーズに進んでいきます。

_1328619765.90547_752.png■「あと10分」で能力が大きく変わる

同じ仕事を、同じやり方でしていても、先輩のAさんや同期のBくんの方が成果が上がっています。これはなぜなのか?

そんな悩みを持つ人に参考になるエピソードがあります。アメリカの第20代大統領のガーフィールドが大学生の時、クラスメートに数学の成績がめちゃくちゃ良い学生がいました。

負けず嫌いのガーフィールドは、彼を追い抜こうと猛勉強を始めました。しかし、どんなに努力をしても、数学の成績はいつもその学生の方が上でした。

ある晩のこと、ガーフィールドが勉強を終えてベッドに入ろうとして、何気なくその学生の部屋に目を向けると、まだ明かりがついていました。

「いったい、彼はいつまで勉強をしているのだろう?」と、明かりが消えるまで観ていたところ、10分ほどして暗くなりました。

ガーフィールドは、「そうだ、この10分間だ!」と思わず膝を叩きました。ガーフィールドは次の夜から、10分間だけ寝るのを遅くして、その分数学の問題を多く解くようにしました。

その甲斐があり、ガーフィールドはついにトップに立つことができたのです。10分間と意味のある時間で、この辺りで止めようという気持ちを抑え、「もう一息多く努力してみよう」ということです。

このあと一息の積み重ねが大きな差となるのです。


_1328619842.99349_69.png■やる気が出ない時、とりあえず取りかかってみる

仕事を進め、ミッションを成し遂げる課程で、障害にあたることもしばしばあると思います。障害を乗り越えるためには、やる気を持続しなければなりません。

「人参を鼻先にぶら下げる」、「仕事のやり方を変えてみる」などやる気を出す方法は色々とあります。しかし、いったん萎えてしまった場合、やる気を復活させることは本当に難しいものです。

一度止まってしまったエンジンを再起動させるには大きなパワーが必要です。こんな時無闇に落ち込んだり、自分を叱咤激励してもあまり効果はありません。

やる気がまったく見いだせずに、どんな行動もしたくないというのであれば、精神医学的にもよくない状態です。欝ぎみの人間に「頑張れ」と背中を叩くことが逆効果のように、無理矢理、空元気を出しても良いことはありません。休養と環境の転換が必要です。

そこまで行っていない停滞であれば、「とりあえず取りかかってみる」という方法が効果的です。これには脳は体についてくるという裏づけもあります。

つまり、どんなことでも行動を起こすことで脳が反応し、徐々にその仕事が有意義で面白いという感覚が生まれてきます。「楽しいから笑うのではなく、笑うから楽しいのだ」という格言の世界です。

やる気が出たから仕事をするのではなく、仕事をするからやる気が出るのです。ストレスを上手にコントロールできる人間は仕事もできる人です。

_1330865489.07595_879.png■情報が自然に集まってくる人

仕事をスムーズに進め、利益を得るチャンスを逃さないようにするには、適時に的確な情報が入ってくる必要があります。

しかし、それが思うようにうまく行かず、「本社はもっと支店が役に立つ情報を送るべきだ。」とか、「営業マンは私達関発部門に必要な市場情報をくらないではないか」などと他部門へ不満をもらすことがあります。とくに、自部門の業績が伸びないときは、そういう不満が多くなります。

そんな時は考えてみてください。相手から情報がほしいという気持ちと、相手に役立つ情報を提供しようという気持ちとどちらが強いですか?

人間は勝手なもので、情報提供するより要求する気持ちの方が強いのが普通です。しかし、そういう人が多い中でも、情報を効率よく成果に結び付けている人もいます。彼らは待つ姿勢ではなく、あらゆる部門に自分から足を運び、必要な情報やデータを聞き出して、メモし、収集しています。

そして、同時に、自分が持っている情報で相手に役立ちそうな情報は気前よく提供します。テイクするだけでなく、ギブにも心がけていますから、情報が入ってきやすくなるのです。

そうするためには日ごろから他部門や社外の人たちと付き合い、多くの知り合いを作ることです。彼らが必要とする情報をどんどん提供すれば、自分に必要な情報も自然に集まってくるものです。

_1328618931.46367_599.png■第一印象を良くする方法

初対面の印象がいいと、その後の人間関係がスムーズに進みやすくなります。とりわけ営業などの職種では、第一印象の良し悪しで売り上げが左右されます。充分に分かっていることでしょうが、改めて第一印象をよくする方法を考えてみたいと思います。

まずは身だしなみです。初対面なのにヨレヨレの服装で訪問すると、反感を買うことがあります。とくに職位の高い人と会う時は、フォーマルな服装で行きましょう。

次に口をはっきりと開け、明るい声でハキハキ話すことです。明るい声は表情と関係があります。無表情だったり、疲れた顔をしていては、明るい声を出すことはできません。口の両端、いわゆる口角をあげるだけで表情は一気に明るくなります。

不思議なものでこうした意図的な微笑み顔でも、その表情を続けているうちに、本当に明るい気分になってきます。

表情と同じくらい大切なのが姿勢です。背中を丸くしうつむいていると、せっかく明るい表情を作っても、チグハグな悪い印象を与えてしまいます。背筋を伸ばし、相手の方へ体を向けて話すようにしましょう。

最後に、相づちと視線です。相手の顔を見ながら話し、「そうですね」、「なるほど」といった相づちをすると、相手は自分の話を真剣に聞いてくれると思って好感を持ちます。少なくとも、今挙げた点を守るだけで、第一印象はぐんと良くなります。

_1328619842.99349_69.png■「守・破・離」ということ

歌舞伎やむ舞踊などの芸事、剣道や柔道などの武道の世界には、「守・破・離」という言葉があります。入門したときには、ひたすら教わったとおりに行う、すなわち型を守ることが「守」です。

これをマスターすると、自分なりの工夫を加えて新しいやり方で行う、つまり型を破ることが「破」です。さらに進歩すると、師匠から離れて独自の世界を作り出す、これが「離」です。

名人、達人と呼ばれる人は、たいていこのプロセスを通っています。

そして、この「守・破・離」というのは、ビジネスの世界でも使えるプロセスなのです。新人のうちは、上司や先輩から教わった方法を忠実に行います。多少疑問を感じても、とにかく型を覚えることです。基本を固めることに専念するわけです。

基本をマスターしたら、それに基づいて新しい方法を工夫します。さらに、経験を積んで「離」へと進みます。このプロセスでの一番のポイントは、守→破→離へと進むタイミングです。

新人の中には、基礎もろくに分かっていないのに、勝手な方法で仕事をして失敗する人がいます。反対に、いつまで経っても「型」から抜け出せない人もいます。両方とも会社にとっては損失です。

先輩があまりアドバイスをしなくなったときや、上司に難しい仕事を命じられたときが、型ができたと認められたときです。そのタイミングをしっかりと読み取ることが大切です。

何事もまずは基礎を固めること。そして、基礎が固まったら創意工夫をしてみること。さらに、自分独自のオリジナルを創り出してみること。これが達人になるコツです。

■自分へのご褒美でモチベーションを維持する

仕事をテキパキとこなす人は、時間管理がしっかりとできている人です。時間管理とは、いつまでに仕事を終えるという計画を立て、それを絶対に守るという緊張感を自分に持たせることです。


これが仕事をやるモチベーションを保つことになります。とはいえ、簡単にはいきません。モチベーションを上げて、たえず仕事にやる気を出し続けることは難しいものです。


そこで、気持ちのちょっとした切り替え法があります。まず、誰でも予定を手帳に書き入れると思います。そのとき、やらなければ残りの日数が少なくなって事態が悪化するという危機感が持つ工夫をします。危機感は目に入ってくればくるほど切迫します。それにGoogleカレンダーなどのツールを使うことが有効です。


Googleカレンダーがモチベーションを維持するために有効なのは、1つの仕事のスケジュールを細分化して、こまかい締め切りを設定するだけでなく、さらにToDoリストで、その日やるべきことを管理し処理できる点です。


また、自分のモチベーションを維持するためのご褒美、例えば遊びの計画など組み込むこともできまし、自分にメールで予定や進行を教えるアラーム機能を使えば、やる気も自然に湧いてきます。


「やらなくては」という義務あかりのスケジュールではなき、楽しいイベントを予定に入れることも時間管理の裏技です。

_1328619765.90547_752.png■最低限使いこなしたいショートカットキー

仕事を効率良くサクサクとこなしていくには、その仕事のツボを押さえて確実にマスターすることが大切です。面倒な作業も効率的に行うことができるテクニックを知ることで処理能力を高めることができます。


例えば、パソコンの作業を大幅に効率化できるショートカットキーの利用があります。ショットカットキーとは、キーボード上のキーを組み合わせて押すことで、マウスを使わずに、複雑な操作を1回で済ますことができるテクニックです。


WIindows系で最も基本的なショートカットを紹介すると「Ctrl+W」を押すことで、不要なウィンドウやタブを素早く閉じることができます。マウスで「X」をクリックするよりも断然速い。使用メモリが減り、OSのストレスも軽減できます。


また、ファイルの削除は間違って消すことを防止するため、ゴミ箱を使いますが、このやり方だと後に、ゴミ箱を空にする操作が必要になります。確実にいらまいファイルは「Shift+Delete」の操作で完全消去ができます。


多くのソフトを同時に使っているとき、面倒なのウィンドウの切り替えです。マウスでウィンドウをクリックするか、タスクバーを使うのが一般的ですが、「Alt+Tab」を押すと、手をキーボードから離すことなく作業ウィンドウを切り替えることができます。


他にも「Ctrl+Shift+U」でマウスを使わずに簡単に下線が引けるなど、覚えておくと便利なショートカットがあります。


_1328619842.99349_69.png■書類は一度で処理をする

ものを動かすとき、動き始めがもっともパワーが必要です。ハイブリッド車も同様に、走り始めはパワーが出るモーターで動き始め、加速したらエンジンを使って走行します。


これは仕事を始める時も同じです。スタート時は自然と力が入っています。だからこそ、仕事に着手した時のパワーをロスしてはいけません。


1回目で確実に処理をしていくことが仕事の効率化には重要となります。その代表的なのが書類です。書類を効率良く進める人は、書類を読んだらすぐに処理をすることが週間になっています。


この習慣がない人は、書類がいつまでもその場にとどまってしまいます。すぐに目を通さない人は論外ですが、問題なのは何度も見返すタイプです。書類の内容をどうするのか?すぐにやるのか、後回しにするのか、分類するのに時間が掛かっている人です。


最初に読むのは概要を知るため、次に読むのは実行するためという人もいます。どちらも即断して処理をすることができない人の言い訳です。


仕事は目の前に現れたとき、その最初の出合いが重要です。パワーと集中力がある時に、その場で処理をすることが、全てがスムーズに動いていくきっかけになっていくのです。書類は一度しか読まないという気持ちを持つことが大切です。

_1328619765.90547_752.png■考える系の仕事は複眼を使い効率良く進める

1日の時間を有効に使うために、アポを取る、メールをチェックするといった作業系の仕事は時間を決めてまとめ行うと仕事の作業効率をアップさせることができるます。これは、考える系の仕事でも同様に言える事です。


例えば、企画書を書くために調べものをする場合、ネットで調べる、書店に資料となる本を買いに行く、図書館へ行くなどの手段があります。時間をロスしないためにも、とくに外出する必要がある仕事は、時間を作ってまとめて済ます方が効率的です。


ただし、考える系の仕事は作業系とは違って融通が利きます。書店に行くなら、目的の書籍を手に入れるだけではもったいないものです。情報収集をしているとき、頭脳は新鮮な情報やアイデアにとても敏感になっています。


目的の案件だけでなく、同時に進行している案件、今は役に立たなくとも将来役に立ちそうな案件の情報などを探ってみることも大切です。


書店に行くなら目的の本を購入するだけでなく、その棚の周辺にどんな本があるか、どのような本が話題となっているかなどリサーチすることで情報力が上がってきます。


考えを求める仕事でも、1つのアイデアをじっくり考え掘り下げていくことは重要ですが、1つの案に固執すると思考がストップしてしまうこともあります。堂々巡りに落ちりがちです。


そんな時はは、気分転換を兼ねて、異なる話題の素案を練ってみるなど、違った脳の働かせ方をしてみると良いかもしれません。複眼を使い、いつもサブの仕事を意識することが大切です。

_1328618875.35913_374.png■もう一人の自分を仮想して仕事を自動化する

はじめての仕事をする時は時間がかかるものです。回数をこなしていくうちに手順やコツが分かっていき、スピードが上がってきます。


パソコンの使い方がその代表例です。最初はキーボードで文字を入力すること自体、大変な作業だったはずですが、使っているうちに意識しないでも文字入力ができるようになります。音楽を聴きながら作業ができるようになったり、作業にかかる時間が大幅に短縮されます。


経験が蓄積していくと、一度覚えた作業は無意識に同じ作業ができるようになります。回数が増えれば増えるほど、正確さとスピードが増していきます。どんな仕事でも習慣化してしまえば仕事は速くなります。


だからこそ、はじめて仕事に取り組む際には、どんなことも1週間、1ヶ月、3ヶ月と期間を決めて、その仕事をマスターし慣れる必要があります。経験値がある程度、積み重なったところで、不向きかどうかを判断するべきです。


仕事を速くするコツを教えます。それは、頭を切り替えて、もう一人の自分を仮想してみることです。自分の仕事が、「誰かにやらされている」と思い始めると、とたんに意欲が薄れ、スピードが遅くなってしまいます。とくに作業系のルーチンワークなどの場合です。


そんな時は、無意識に仕事をこなしていくロボットのような自分を仮想します。本体である自分がもう一人の自分に仕事を自動的にさせるのです。嫌な仕事でも、心の負担を軽減することができます。


_1328618931.46367_599.png■通る企画書の作り方

絶対に通したい企画書なら、スピードを大切にすること。通る企画書というものは、そのスピード感によって相手への説得力が増します。また、プレゼンがスピード感を持っていれば、おのずと相手を納得させる信頼感も高まっていくものです。


反対の場合を考えれば、このことが良くわかります。例えば、分厚い企画書の束を渡されて、長々と説明が続くプレゼンの場は、いかに良い企画でもテンションは上がっていきません。


どうしても相手に伝えたい内容が多く、企画書の分量が多くなってしまう場合は、できれば重要なポイントを1枚にまとめたサマリー(要約)を用意することが必要です。


プレゼンの場で相手が期待しているのは、企画書に要した努力の量ではありません。そして、判断にもスピードが求められています。当然、相手の理解や判断を少しでも速める工夫が企画書には求められています。


簡潔でスピード感のある企画書を書く場合には内容も簡潔であることが大切です。そのポイントは3つ。


1つ目は、いかに相手にメリットがあるか。2つ目は、いくらでできるか。そして、3つ目は、いつまでにできるか、です。企画書の「優位点」、「予算」、「スケジュール」を明示してアピールすること。この3点を最重要に考えることが大切です。

_1328619842.99349_69.png■良い文章を速く書くコツ

収集した情報を文章にするとき、仕事ができる人とできない人の差が出るものです。その差が文章を書く速さに表れます。インプットに無駄な時間をかけない人は、アウトプットにもロスがなくスピーディーに処理をします。


時間を掛けずに速く書くだけなら簡単です。しかし、報告書など人に見せる文章はもちろん、自分に対する覚書のようなものでも、読みにくかったり、分かりにくかったりする文章では役に立ちません。使える文章を書くには、まずは、「良い文章とは何か?」を知る必要があり、そこが分かってくれば文章を早く書くことができます。


良い文章とは、テーマが明確でしっかりして構成ができている文章です。だから、「何を伝えたいか?」というテーマをはっきりと定めることが大切です。


次にそのデータが「相手へ確実に届くような表現」と「最後まで引く付けていく構成」で表現されていることが重要になってきます。テーマと構成がはっきりしていれば、それに沿って情報は自然と整理され、書くスピードも格段にアップしてくるはずです。


人に提出する重要な文章では細部も疎かにはできません。書くことへの日々の習慣も大切です。「誤字や脱字をなくす」、「難しい言葉を使わない」、「文章は簡潔明瞭にする」など、手帳に書くときでも常にこの3つを意識するようにすれば、読ませる文章も上達していきます。


肝心なのは、書くことも話すことも同じだということです。読み手のことを考えることが必要です。


_1328618875.35913_374.png■検索テクニックを上げる

ウェブ検索では、google独自のコマンドで効率的に情報を絞り込んでいくことができます。その1つがワイルドカード検索(部分一致検索)です。


例えば、正確な単語を思い出せないような場合、キーワードの一部を「*」にして入力します。石川啄木の「啄」という時が分からないような時に、「石川*木」のように入力をします。


ワークライフバランスという言葉が思い出せなくとも、「ワークライフ*」と入力すれば、正確な単語を含むサイトがヒットします。


ことわざや名言などを検索する場合に知っておきたいのがフレーズ検索です。フレーズをそのまま入力すると、自動的に単語に分けてAND検索をされてしまい、膨大な量のサイトがヒットしてしまいます。


こんな時はまとまったキーワードとして認識をさせるために、「"塵も積もれば山となる"」のように、ダブルコテーションではさみむと効率的に検索をすることができます。


他に、「relate:」に続けてウェブサイトのアドレスを入力すると、類似したコンテンツを含むウェブサイトを幅広く検索してくれる機能が使えます。また、検索オプションで最終更新日を「24時間以内」や「1週間以内」にすると最新の情報を探すこともできます。


_1328618931.46367_599.png■AND、OR、NOT検索で目的の情報を素早く探す

膨大な量の情報が集まっているウェブサイトから必要な情報を探すためには、キーワードを入力だけではヒット件数が多すぎてしまいます。これは時間をロスするだけです。


素早く目的の情報を探し出すために、効率良く検索する方法を覚えておくべきです。


その1つが検索対象を限定していく方法です。Googleならコマンドと呼ばれる命令語と組み合わせて入力し、複数のキーワードから探したり、余分な情報を除外していく方法です。


基本は、「AND」「OR」「NOT」の3つ。これで検索効率がアップします。まず、AND検索は「Facebook 用語」というように複合のキーワードを使います。単語と単語の間にスペースをいれて入力します。これで、「いいね!」「シェア」などFacebookで使われる用語解説を含んだサイトが検索されます。AND条件を増やしていけば、絞り込んだ検索が可能です。


OR検索は、入力した単語のうち、どちらかを含んだサイトがヒットします。「全日空」「ANA」など正式名名称と略称がある場合、一方の単語だけで目的の情報を探せます。「全日空 OR ANA」と入力します。


NOT検索は、検索されたものから特定の情報を除外したい場合に便利です。例えば、清涼飲料水について調べたいが、炭酸飲料に関する情報が必要がない場合などです。


「ドリンク -炭酸」というように、除外したいキーワードの前に、スペースと「-」を入力します。これで「ドリンク」というキーワードを含むが、「炭酸」は含まないページがヒットします。


目的に応じて、検索方法を変えれば、適切な情報のみをヒットさせることができます。

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_1328618814.79037_350.png■ネットで新聞のニュースをチェックする。

新聞の情報の中から必要な情報を迅速に収集するためにネット活用が役立ちます。新聞社各社では、紙面をデータベース化した検索サービスを行っています。最近のもの以外は有料であることが多く、課金方法なども各新聞社で違うので各社のサービスを比較してみると良いです。


様々な新聞から情報を即座に集めるには、横断検索という方法があります。Yahoo!の新聞記事横断検索は、主要メディア6紙の過去2年間の記事が検索できます。全国紙かスポーツ紙のいずれかが3紙パックされたコースが月額1890円。新聞を購読するよりも大幅に節約ができます。


@niftyの新聞・雑誌記事横断検索は過去20年間にさかのぼって新聞や雑誌各社の検索をすることができます。記事1件ごとの課金になっています。


そして、ウェブサイトにある大量の情報の収集に欠かせないのが、RSSリーダーを使うことです。GoogleリーダーならGoogleのアカウントをもっていればすぐに利用できます。ニュース、スポーツ、ファイナンスなどの分野が分かれているので、興味がある分野を登録するようにします。


新着記事のタイトルとサマリーが一覧できるので、各サイトのレイアウトなどの違いに関係なく、気になるニュースを効率的にチェックできます。大量のニュースをスムーズに確認することができるので、時間のない朝に時間を決めて、情報収集の習慣を持つと良いです。


_1328619842.99349_69.png■新聞はキーワードを探し重要なポイントを押さえて読む

仕事の早い人は新聞の読み方も違い、新聞から情報を得るのも早かったりします。大事なことは、新聞を全部読まないことです。新聞には膨大な情報量が掲載されていますが、そのすべてに目を通していたのでは、時間がかかります。記憶として整理し使える情報にするには量が多すぎます。


新聞は絞って読むことが大切です。まず、押さえておきたいのは、新聞がどのような情報ソースであり、その情報がどうのように使えるかという点です。


新聞が他のメディアと違っているところは、インターネットのような速報性はないですが、そこに書かれた情報には、新聞社の責任によって掲載された信頼性があります。


政府や公的機関の発表、会社トップのコメント、いろいろなデータなど不確実なネット情報よりも信頼が置けます。


新聞を情報ソースとして活用したいのであれば、そこを絞って読めばスピードがアップします。そのためには、キーワードを意識して読むことがポイントです。


例えば、見出しや文中にあるキーワードを押さえることです。「経産省の発表によると」などのフレーズを意識します。キーワードが見つかったら、集中してそのコーナーを読むようにします。スピードも理解も確実に早くなっていきます。


_1328618899.13267_533.png■15分単位のスケジュールで効率アップ

スケジュールを組んで予定通りに仕事を進めようとすると、その仕事にどれくらいの時間がかかるを見積もることが必要です。


ビジネスには予算の見積もりが重要ですが「時間の見積もり」も同じように重要です。時間の見積もりを間違えると、スケジュール全体に破綻をきたします。


時間の見積もりをして毎日の予定を立てている人は、日々効率的に仕事が進められている人です。


しかし、その仕事にどれくらいの時間がかかるのか?正確な所要時間を割り出すことは簡単ではありません。考える系の仕事の場合、一見、所要時間を見積もることが難しいように思えますが、結論や結果が見えにくいものだけに、時間を決めて、その中で結論を出すようすれば良いでしょう。


問題は時間がかかりそうな作業系の仕事や、はじめてやる仕事です。スケジュールは時間単位で決めた方が計画をたてやすいですが、実際の作業では、1時間という長さは、一つの単位としては、把握するのが難しいものです。管理するのに大きすぎる単位なのです。


そこで、仕事を見積もる場合は、10分、15分、30分といった小さな時間に分割して、その時間内の仕事を決めるようにします。大きなものは分割するという整理法は、段取り力を高め、効率的なスケジュールを組むのに有効です。



_1330865489.07595_879.png■これが本当のプラス思考

91年の秋の事です。

台風が次々と上陸し、青森県のリンゴが9割も落ちてしまったことがありました。

作ったリンゴの9割が駄目になってしまったので、リンゴ農家の人は肩を落として嘆き悲しみました。このニュースはテレビでも連日やっていたので、知っている方も多いでしょう。

しかし、この時に嘆き悲しまなかった人がいます。「大丈夫、大丈夫!」と言っていた人がいたのです。なぜ、リンゴが落ちて売れないのに大丈夫と言っていたのでしょうか?

その人は、落ちなかったリンゴを「落ちないリンゴ」という名前を付け、1個1000円で受験生へ売ったのです。すると、この高価なリンゴは飛ぶように売れました。「落ちないリンゴ!」と受験生も喜んで食べました。

その人は、下に落ちた9割のリンゴに意識を向けずに、落ちなかった1割のリンゴを見ていたのです。すなわち、他の人とは視点が違ったのです。

同じ状況にも関わらず、嘆き悲しむ人がいます。

同じ状況にも関わらず、楽しく儲かり、さらにお客さんにも喜ばれる人がいます。

モノの見方1つで、人生はこんなにも違うのです。視点が変わると、人生の局面が一瞬で変わるのです。

台風でリンゴが落ちてしまった。これは動かくことができない事実です。しかし、それをどう見るか、受け止めるかは、貴方の自由です。だとしたら、楽しくなる見方をしませんか?

これが本当のプラス思考です。


_1328618931.46367_599.png■メールに使う時間を決める

ビジネスにおいてメールは重要な通信手段です。しかし、メールのやり取りに振り回されてしまうと、かえって時間管理が疎かになり段取りが悪くなってしまいます。


時間や場所の束縛がなく、四六時中更新できる便利さは大きなメリットですが、状況によってはデメリットにもなっ
てしまいます。


メールが来るごとに仕事を中断してメールを読み、その場で返信する人や、会話中でもメールを確認する人がいます。緊急性がある場合以外、メールは仕事の集中と効率化を邪魔するものになりがちです。


仕事の効率をアップさせるには、メールの使用にルールを設けることが必要です。仕事にもよりますが、無制限に対応するのではなく、使う時間を決め、メールチェックをまとめて片づけるようにします。仕事開始時、昼食後、帰宅前の3回で済ますことも可能です。


長いメールは双方の時間のロスとなります。簡潔な文章で送れば、簡潔に返ってくるものです。また、メール使うときは、アラーム機能OFFにし、身近なツールだけにある程度距離をおくことも必要です。


返信が遅いと不安になるタイプの人には、「拝見しました。検討します。」といった短い文を返しておくことも対策の1つです。



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